Palvelumuotoilua hyödynnetään yhä enemmän esimerkiksi sosiaali- ja terveysalan hankkeissa. Julkisten palveluiden kehittäminen on yhteiskunnallisesti merkittävää työtä, joka tarjoaa muotoilijoille hienoja ammatillisia haasteita.

Muotoilijat kokevat kuitenkin julkiset hankinnat usein vaikeasti löydettäviksi, raskaiksi ja byrokraattisiksi. Tilaajan näkökulmasta hankintojen kilpailuttaminen voi olla hankalaa, koska muotoilu on poikkeavaa osaamista, jonka lopputulosta on joskus vaikea määritellä.

Näkemys siitä, mikä on hyvää laatua, syntyy kokemusten, esimerkkien ja erilaisten tarjouspyyntöjen kautta. Näille sivuille on koottu vinkkejä siihen, miten hankintoja voi sujuvoittaa. Yksi keino on hankintojen jakaminen pieniin osiin. Suuremmat hankinnat on kilpailutettava, mutta pienemmät voi tehdä suorahankintana. Jatkuvaan tarpeeseen sopii puitejärjestely, jossa sovotaan pidempiaikaisesta yhteistyöstä palveluntuottajan kanssa.

Jaa hankinnat pieniin osiin

Kunnissa hankinnat tulisi nähdä osana elinkeinopolitiikkaa, joka voi edesauttaa yritysten menestymistä laajemmin markkinoilla. Jotta myös pk-yritysten osallistuminen hankintoihin olisi mahdollista, hankinnat olisi suositeltavaa jakaa riittävän pieniin osiin.

Tilaaja tekee suurimman työn hankinnan suunnitteluvaiheessa, ennen hankintailmoituksen julkaisemista, kun se tunnistaa ja määrittää ongelman, johon haetaan ratkaisua. On tärkeää, ettei tilaaja pyri itse luomaan tätä ratkaisua hankintailmoituksessa tai tarjouspyyntöasiakirjoissa, vaan jättää ratkaisun palveluntarjoajan huoleksi.

Suunnitteluvaiheeseen kuuluu markkinakartoitus. Se tarkoittaa, että tilaaja tutustuu eri toimijoihin ja olemassa oleviin ratkaisuihin. Tarjoajien tasapuolinen kohtelu ja avoimuus on tärkeää. Tässä vaiheessa tapahtuva vuorovaikutus auttaa tarkentamaan hankintailmoitusta.

Markkinakartoituksen tekemisestä voit lukea tarkemmin Ornamon oppaasta Vaikuttavaa vuoropuhelua – Opas tulokselliseen muotoiluhankintaan. Sieltä löydät myös muun muassa esimerkin referenssilomakkeesta, prosessikuvausten pisteytysmallista sekä vuorovaikutteisen tilaisuuden arviointimallista.

Kynnysarvot ylittävät hankinnat on kil­pai­lu­tet­ta­va

Julkisen sektorin hankintasäännökset perustuvat hankintalakiin. Palveluhankinnat täytyy kilpailuttaa, jos niiden arvo ylittää laissa säädetyn kynnysarvon 60 000 euroa. Hankintailmoitus tulee julkaista Hilma-portaalissa. Hankinnassa on noudatettava avoimuuden, tasapuolisuuden ja suhteellisuuden periaatteita.

EU-kynnysarvon (140 000 euroa) ylittäville hankinnoille on omat, yksityiskohtaisemmat säännöksensä, jotka koskevat ilmoitusmenettelyä, tarjouspyynnön sisältöä ja noudatettavia määräaikoja. EU-kynnysarvon ylittävistä hankinnoista julkaistaan hankintailmoitus Euroopan Unionin Virallisen lehden täydennysosassa, jonka sähköinen versio on luettavissa osoitteessa ted.europa.eu.

Lue lisää kynnysarvoista.

Pienemmät hankinnat voi tehdä suo­ra­han­kin­ta­na

Kun kansallinen kynnysarvo alittuu, muotoiluyritysten palveluita voi ostaa pienhankintana. Se tarkoittaa joko suorahankintaa tai kevyttä kilpailutusta esimerkiksi suositusten perusteella valikoituneiden yritysten välillä.

Miten löytää sopiva yritys? Jokaisella yrityksellä on oma erityisosaamisalueensa ja painotuksensa toiminnassaan. Toimeksiantoon sopiville yrityksille voi järjestää tilaisuuksia esitellä toimintaansa ja samankaltaisia hankintoja tehneiltä kollegoilta voi kysyä suosituksia sopivista yrityksistä. Valtion virastot ja laitokset noudattavat pienhankinnoissa omia hankintaohjeitaan, ja Kuntaliitto on laatinut kuntia varten pienhankintoja koskevia suosituksia.

Pienhankinnoilla voi hakea ensituntumaa siihen, mitä palvelumuotoilu on ja valmistella suurempia hankintoja. Pienhankinnoilla voi myös hakea asiakasnäkökulmaa ennen suurempaa hankintaa – tehdä esimerkiksi kyselyitä tai laatia kuulemistilaisuuksia.

Pui­te­jär­jes­te­ly sopii jatkuvaan tarpeeseen

Mikäli julkisella tilaajalla on jatkuvia luovien alojen palvelujen tarpeita, toimistot voi kilpailuttaa erityiseen puitejärjestelyyn. Siinä tehdään sopimus yhden tai useamman tarjoajan kanssa ja vahvistetaan tilausehdot, kuten suunnitellut tilausmäärät ja -hinnat, tietylle ajanjaksolle.

Puitejärjestely on joustava yhteistyön muoto, joka mahdollistaa syvemmän tason työskentelyn. Se sopii tilanteeseen, jossa halutaan saada aikaan pitkän aikavälin strategisia uudistuksia.

Toinen hyvä ratkaisu jatkuvaan tarpeeseen on palkata muotoilija kunnan kehitysyksikköön. Hän voi toimia asiantuntijana myös silloin, kun muotoiluosaamista on tarpeen ostaa ulkopuolelta. Ornamo välittää tietoa muotoilualan työpaikoista ja toimeksiannoista Designduunit-palvelussa.

Kilpailu

Kilpailussa haetaan ratkaisua määriteltyyn tavoitteeseen: esimerkiksi taideteosta tiettyyn paikkaan, ratkaisuja tietylle alueelle tai tuoteideoita valmistukseen. Kilpailu voi olla joko avoin tai kutsukilpailu.

Tutustu Ornamon kilpailukonsultointipalveluun, jonka avulla kilpailukonsepti tavoittaa sopivat ammattisuunnittelijat reiluilla kilpailusäännöillä.