Vaikuttavuuden hankinta edellyttää joustavaa mieltä ja ennakkoluulottomuutta. Aluksi pitää kuitenkin määritellä, mihin halutaan vaikuttaa ja selvittää, millaista mitattavaa dataa on käytettävissä.

1. Kirkasta tavoite

Mitä hankinnalla tavoitellaan? Mihin haasteeseen on tarkoitus vastata? Jokaisella hankinnalla on tarkoitus vaikuttaa johonkin – esimerkiksi parantaa palvelua, vähentää kustannuksia tai lisätä resursseja. Vaikuttavuuden hankinta alkaa tavoitteen kirkastamisesta. Kun tiedät, mitä tavoittelet, vaikuttavuuden määrittely on helpompaa.

2. Miten hankinnan vai­kut­ta­vuut­ta voi mitata?

Vaikuttavuuden on oltava mitattavaa. Mitä dataa on käytettävissä? Jos dataa ei ole, ensiaskel on määritellä keinot nykyisen toiminnan mittaamiselle. Näin vaikuttavuus on huomioitavissa ehkä jo seuraavalla kilpailutuskerralla. Esimerkkejä mitattavista asioista ovat esimerkiksi käyttöaste, syntynyt kustannussäästö tai vähentynyt palvelun tarve. Tulosten mittaaminen edellyttää, että tulosten tarkastelujakso on riittävän pitkä.

3. Hyödynnä pal­ve­lun­tuot­ta­jien osaaminen

Fiksu ostaja hyödyntää markkinoiden osaamisen ja haastaa visionsa tekijöillä ennen tarjousten pyytämistä. Selvitä, miten alalla tavanomaisesti toimitaan ja minkälaisia mittaristoja tai laatunäkökulmia toimijat itse palvelussa näkevät. Kun vuoropuhelun aloittaa jo hankinnan suunnitteluvaiheessa, sopimusehdoissa ei synny ylilyöntejä ja yhteystyö sujuu paremmin.

4. Usko on­nis­tu­mi­seen

Kun tavoite on selvä ja vaikuttavuuden mittaristo on määritelty, jätä ratkaisujen tarjoaminen palveluntuottajalle.

5. Rohkene!

Innovatiiviset hankinnat edellyttävät joustavaa mieltä, ennakkoluulottomuutta ja luottoa toimijoihin. Ennen kaikkea vaikuttavuuden mittaaminen kysyy näkökulman muutosta. Aloita riittävän pienin askelin ja pyydä apua, tarvittaessa myös oman organisaation ulkopuolelta.

Vinkit vaikuttavuuden hankintaan antoi Sanna Kronström, hankintojen ja sopimusoikeuden asiantuntija ja hankintakumppanit Oy:n perustaja. Lähde: Ornamon opas Helpompi, luovempi hankinta.