Hankintamenettelyt
Miten valita oikea hankintamenettely? Painotatko hankinnan helppoutta, panostatko vuorovaikutukseen vai haluatko tarjouksia, joissa kilpaillaan laadulla hinnan sijaan?
Vuorovaikutus on luovan alan konsulttihankinnoissa erityisen tärkeää. Se toteutuu parhaiten kaksivaiheisissa hankintamenettelyissä, joita ovat rajoitettu menettely, neuvottelumenettely ja innovaatiokumppanuus. Ranskalainen eli käänteinen urakka taas mahdollistaa keskittymisen laatukriteerien vertailuun.
Seuraavassa kerromme, mihin tilanteisiin eri hankintamenettelyt sopivat ja mitkä ovat niiden hyvät ja huonot puolet.
Avoin menettely
Hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen. Hankintailmoituksen rinnalla tilaaja voi lähettää tarjouspyyntöjä sopiviksi katsomilleen toimittajille.
+ Selkeä menettely, joka sopii yksinkertaisiin hankintoihin.
– Menettelyn vuorovaikutteisuus on rajoitetumpaa kuin muissa hankintamenettelyissä.
+ Selkeä menettely, joka sopii yksinkertaisiin hankintoihin.
– Menettelyn vuorovaikutteisuus on rajoitetumpaa kuin muissa hankintamenettelyissä.
Suorahankinta
Suorahankinta tarkoittaa, että hankinta suoritetaan ilman hankintailmoitusta. Se on poikkeus kilpailuttamisvelvollisuuteen ja sen käyttäminen edellyttää laissa esitettyjen suorahankintaperusteiden täyttymistä. Käytännössä hankintayksikkö valitsee menettelyyn yhden tai useamman toimittajan, joiden kanssa se neuvottelee sopimuksen ehdoista.
+ Suorahankinta sopii hyvin muotoiluhankintoihin, jos lain edellytykset täyttyvät.
+ Suorahankinta sopii hyvin muotoiluhankintoihin, jos lain edellytykset täyttyvät.
Rajoitettu menettely
Rajoitettu menettely on sopiva, jos tarjoajien määrää halutaan rajoittaa. Tilaaja julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Hankintayksikön valitsemat ehdokkaat voivat tehdä tarjouksen.
Sovella ehdokkaiden valinnassa objektiivisia ja syrjimättömiä perusteita, jollaisia ovat esimerkiksi aiempi kokemus ja näkemys soveltuvista ratkaisuvaihtoehdoista esitettyyn ongelmaan.
+ Rajoitettu menettely sopii muotoiluhankintoihin hyvin, sillä laadun painotus ja vertaaminen on mahdollista hankinnan kaikissa vaiheissa.
Sovella ehdokkaiden valinnassa objektiivisia ja syrjimättömiä perusteita, jollaisia ovat esimerkiksi aiempi kokemus ja näkemys soveltuvista ratkaisuvaihtoehdoista esitettyyn ongelmaan.
+ Rajoitettu menettely sopii muotoiluhankintoihin hyvin, sillä laadun painotus ja vertaaminen on mahdollista hankinnan kaikissa vaiheissa.
Neuvottelumenettely
Neuvottelumenettely soveltuu monimutkaisiin hankintoihin. Hankintalain mukaan se on mahdollinen hankinnassa, johon kuuluu suunnittelua tai innovatiivisia ratkaisuja.
Tilaaja julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Tilaaja neuvottelee hankintasopimuksen ehdoista valitsemiensa toimittajien kanssa.
+ Neuvontamenettely sopii muotoiluhankintoihin hyvin, sillä tehtävän ei tarvitse olla ennalta tarkkaan määritelty, vaan hankinnan kohdetta voidaan täsmentää ja kehittää neuvottelujen aikana. Laadun painotus on mahdollista.
Tilaaja julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Tilaaja neuvottelee hankintasopimuksen ehdoista valitsemiensa toimittajien kanssa.
+ Neuvontamenettely sopii muotoiluhankintoihin hyvin, sillä tehtävän ei tarvitse olla ennalta tarkkaan määritelty, vaan hankinnan kohdetta voidaan täsmentää ja kehittää neuvottelujen aikana. Laadun painotus on mahdollista.
Kilpailullinen neuvottelumenettely
Monivaiheinen menettely, joka soveltuu erityisen monimutkaisiin hankintoihin, joiden valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Tilaaja julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Hankintayksikkö neuvottelee menettelyyn hyväksyttyjen ehdokkaiden kanssa löytääkseen yhden tai usean ratkaisun, joka vastaa sen tarpeita ja jonka perusteella valittuja ehdokkaita pyydetään tekemään tarjouksensa.
+ Tukee keskustelua ja innovaatioiden syntymistä.
– Laadun painottaminen on vaikeaa kokonaistaloudellisen edullisuuden vaatimuksen takia.
– Menettely on hyvin työläs.
+ Tukee keskustelua ja innovaatioiden syntymistä.
– Laadun painottaminen on vaikeaa kokonaistaloudellisen edullisuuden vaatimuksen takia.
– Menettely on hyvin työläs.
Innovaatiokumppanuus
Innovaatiokumppanuuden tavoitteena on innovatiivisen tavaran, palvelun tai rakennusurakan kehittäminen ja tämän tuloksena tuotettavien tavaroiden, palvelujen tai rakennusurakoiden hankkiminen. Innovaatiokumppanuudessa hankintayksikkö julkaisee hankintailmoituksen, johon kaikki halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua.
Hankintayksikkö määrittelee hankintailmoituksessa innovatiivisen tavaran, palvelun tai rakennusurakan tarpeen, jota ei voida täyttää hankkimalla markkinoilla jo olevia tavaroita, palveluja tai rakennusurakoita. Hankintailmoituksessa on lisäksi yksilöitävä hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset, jotka kaikkien tarjousten on täytettävä.
Hankintayksikkö voi päättää perustaa innovaatiokumppanuuden joko yhden tai useamman sellaisen tarjoajan kanssa, jotka toteuttavat erillisiä tutkimus- ja kehittämistoimintoja. Hankintayksikön ei tarvitse järjestää uutta tarjouskilpailua kehitystyön tulosten hankinnassa, jos hankinta tehdään menettelyyn otetuilta kumppaneilta ja jos kehitystyön tulokset sekä niitä koskeva hankinta vastaavat hankintayksiköiden ja menettelyyn osallistujien sopimaa suoritustasoa ja sovittuja enimmäiskustannuksia.
+ Soveltuu hankintoihin, joiden tarkoituksena on kehittää innovatiivisia ja uusia ratkaisuja ja hankintatarpeisiin, joihin ei voida vastata markkinoilla jo olevilla tuotteilla tai palveluilla.
Hankintayksikkö määrittelee hankintailmoituksessa innovatiivisen tavaran, palvelun tai rakennusurakan tarpeen, jota ei voida täyttää hankkimalla markkinoilla jo olevia tavaroita, palveluja tai rakennusurakoita. Hankintailmoituksessa on lisäksi yksilöitävä hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset, jotka kaikkien tarjousten on täytettävä.
Hankintayksikkö voi päättää perustaa innovaatiokumppanuuden joko yhden tai useamman sellaisen tarjoajan kanssa, jotka toteuttavat erillisiä tutkimus- ja kehittämistoimintoja. Hankintayksikön ei tarvitse järjestää uutta tarjouskilpailua kehitystyön tulosten hankinnassa, jos hankinta tehdään menettelyyn otetuilta kumppaneilta ja jos kehitystyön tulokset sekä niitä koskeva hankinta vastaavat hankintayksiköiden ja menettelyyn osallistujien sopimaa suoritustasoa ja sovittuja enimmäiskustannuksia.
+ Soveltuu hankintoihin, joiden tarkoituksena on kehittää innovatiivisia ja uusia ratkaisuja ja hankintatarpeisiin, joihin ei voida vastata markkinoilla jo olevilla tuotteilla tai palveluilla.
Suunnittelukilpailu
Tarkoituksena on hankkia suunnitelma, jonka tuomaristo valitsee kilpailulla. Lisäksi voidaan antaa palkintoja.
+ Sopii muotoiluhankintoihin, erityisesti merkittäviin tuotehankintoihin, suunnittelutoimeksiantoihin merkittävissä kohteissa sekä palveluiden kehittämiseen esimerkiksi ideakilpailuilla
+ Sopii muotoiluhankintoihin, erityisesti merkittäviin tuotehankintoihin, suunnittelutoimeksiantoihin merkittävissä kohteissa sekä palveluiden kehittämiseen esimerkiksi ideakilpailuilla
Puitejärjestely
Yhden tai usean hankintayksikön ja yhden tai usean toimittajan välinen sopimus, jonka tarkoituksena on vahvistaa tietyn ajan kuluessa tehtäviä hankintasopimuksia koskevat ehdot, kuten hinnat ja suunnitellut määrät. Kyseessä ei ole erillinen hankintamenettely, vaan puitejärjestely perustetaan käyttäen jotakin hankintalain mukaista hankintamenettelyä.
+ Mahdollistaa muotoilun hankkimisen pitemmällä aikavälillä kohdennettuun tarpeeseen.
+ Mahdollistaa muotoilun hankkimisen pitemmällä aikavälillä kohdennettuun tarpeeseen.
Ranskalainen urakka
Ranskalainen urakka tarkoittaa käänteistä tarjouskilpailua, jossa kilpaillaan laadulla hinnan sijaan. Se ei ole erillinen hankintamenettely, vaan se toteutetaan soveltaen jotakin hankintalain mukaisista hankintamenettelyistä. Käänteisessä kilpailutuksessa hankinnan enimmäishinta on määritelty etukäteen. Tarjoajat siis kilpailevat laatutekijöillä eivätkä hinnoilla.
+ Mahdollistaa keskittymisen laadullisten kriteerien vertailuun ja soveltuu hankintoihin, joissa on tiukasti etukäteen rajoitettu hankintaan käytettävissä olevien varojen määrää.
+ Mahdollistaa keskittymisen laadullisten kriteerien vertailuun ja soveltuu hankintoihin, joissa on tiukasti etukäteen rajoitettu hankintaan käytettävissä olevien varojen määrää.