Muotoilun hankinta

1. Kuvaa ongelma, älä ratkaise sitä. Kuvaa hankintailmoituksessa tarvetta tai ongelmaa, älä ratkaisua. Ratkaisu kehitetään yhteistyössä tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan kanssa.

2. Älä edellytä ilmaista työtä. Ilmaista työtä, kuten luonnoksia tai vierailuja kohteeseen, ei saa teettää tarjouskilpailun aikana. Ellei luonnoksista makseta korvausta, törmätään tekijänoikeusongelmiin. Parempi tapa on tehdä tarjoukset aiempien referenssien perusteella.

3. Painota laatua. Valitse hankintamenettely, jonka puitteissa laadun painottaminen on mahdollista. Hyödynnä laadullisia kriteerejä monipuolisesti valintaa tehdessäsi: esimerkiksi testaa samalla aaltopituudella oloa vuorovaikutuskokeella ja pisteytä referenssejä. Painota laatua vähintään suhteessa 40/60. Voit myös harkita kilpailuttamista niin sanottuna ranskalaisena urakkana eli käänteistä menettelyä, jolloin tarjoavat kilpailevat pelkästään laadulla hinnan sijaan.

4. Määritä arviointikriteerit. Miten tuloksia arvioidaan? Määrittele haluttavat tulokset ja niiden arviointikriteerit.

5. Käytä oikeita koodeja ja asiasanoja. Julkaise tarjouspyyntö Hilmassa käyttämällä hankintaan soveltuvia CPV-koodeja. Tällaisia ovat esimerkiksi muotoilun ja suunnittelun palvelut -koodi ja muut oppaassa listatut CPV-koodit. Myös asiasanojen käyttäminen helpottaa hankintailmoitusten löytämistä.

6. Ole joustava. Huomioi suunnittelutyölle ominainen tilanteen kehittyminen prosessin aikana muun muassa sopimuksissa.

Tilaaja, näin teet hyvän tarjouspyynnön:

1. Kuvaa ongelma. Kuvaa, mihin olet hakemassa ratkaisua ja miten hanke linkittyy strategisiin tavoitteisiin. Kerro myös, mitä rajataan hankkeen ulkopuolelle ja mitä on jo tehty. Kuvaa ongelma niin tarkkaan kuin mahdollista ja ajattele asiaa eri näkökulmista, myös loppukäyttäjän näkökulmasta. Käytä arkista kieltä ja unohda kankea virkakieli, jotta ilmoituksen lukija pääsee käsiksi ongelmaasi. Jätä ratkaisun tarjoaminen palveluntuottajan huoleksi.

2. Määritä reunaehdot. Kuvaile ne reunaehdot, joiden puitteissa ratkaisun tulee löytyä. Jos budjetti on tiedossa, käänteinen eli ranskalainen urakka on hyvä vaihtoehto kilpailuttamiseen. Siinä tarjoajat kilpailevat laadulla hinnan sijaan.

3. Mahdollista pienten osallistuminen. Anna mahdollisuus pienille ja ketterille toimijoille. Pohdi siis tarkkaan referenssi- ja vähimmäisvaatimuksia ja kannusta yhteistarjouksiin.

4. Valitse laatukriteerit. Käytä laatukriteereinä referenssien lisäksi prosessikuvauksen tai muun työnäytteen ja vuorovaikutuksellisen laatukriteerin yhdistelmää. Lisätietoa ja pisteytyslomakemallit löydät Ornamon Vaikuttavaa vuoropuhelua -hankintaoppaasta.

5. Lopuksi: kirkasta briiffiä. Kun tarjoaja on valittu, on vielä syytä kirkastaa briiffiä ja analysoida hankinnan todellista tarvetta. Näin varmistetaan, että lähdetään varmasti ratkaisemaan oikeaa haastetta.

Muotoilija, muista nämä asiat tarjousta tehdessäsi:

1. Noudata tarjouspyyntöä. Muista tarjousta jättäessäsi, että tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen. Täytä tarjousasiakirjat kuten on neuvottu ja palauta ne ehdottomasti määräajassa.

2. Muista selkeys, äläkä visualisoi liikaa. Tilaajien kokemusten mukaan tarjoajat usein ylivisualisoivat tarjouksia. Pidä tarjous yksinkertaisena ja selkeänä, niin sen pisteytys ja vertailu muihin tarjouksiin on helpompaa. Vain tekstin asiasisällöllä on väliä ja kuvitus saattaa jopa haitata luettavuutta. Vastaa vain tarjouspyynnössä pyydettyihin kysymyksiin. Ylimääräistä materiaalia, esimerkiksi markkinointimateriaalia, ei huomioida. Noudata kuitenkin aina ensisijaisesti tarjouspyynnön ohjeita.

3. Kuvaa vaikuttavuutta. Kuvaa tarjouksessa toimintasi vaikuttavuutta. Kuvaa keinoja ja välineitä vain osana prosessia, joka tähtää vaikuttaviin ratkaisuihin ja onnistuneeseen lopputulokseen.

4. Harkitse yhteistarjousta. Jos et yksin kykene osallistumaan tarjouskilpailuun, tee yhteistarjous. Monialaisesta verkostoitumisesta voi olla erityistä etua.

5. Kannusta mittaamiseen. Kannusta tilaajaa hankinnan tulosten mittaamiseen. Saat onnistuneista tuloksista todisteita toimintasi vaikuttavuudesta tulevaisuutta varten.

6. Tee itsesi tunnetuksi. Suuri osa muotoiluhankinnoista on pienhankintoja, joita hankintayksikön ei tarvitse kilpailuttaa julkisesti. Tee siis yrityksesi tunnetuksi tilaajille: pyydä audiensseja ja esittele osaamistanne.

7. Pyydä palautetta. Voit pyytää tarjouksestasi palautetta, jonka avulla voit kehittää tarjoamisosaamistasi ja peilata itseäsi kilpailijoihin.